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Entenda os objetivos

O SPED tem como objetivos, entre outros:

• Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais.
• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
• Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

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Conheça o todo

O SPED foi instituído pelo Decreto n. 6.022, de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele foi criado com o objetivo de integrar e padronizar a fiscalização entre as várias esferas do governo, as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, reduzindo o custo da fiscalização e a tornando mais eficaz.

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Conheça as partes

O projeto SPED atualmente é formado da seguinte maneira:

• Nota Fiscal eletrônica (NF-e) - Estadual
  Substitui a emissão de Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A por um processo digital
• Nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) - Receita Federal e ABRASF
  A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.
• FCONT
  O FCONT é uma escrituração, das contas patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que considera os métodos e critérios contábeis vigentes em 31.12.2007.
• SPED Fiscal (EFD) - Receita Federal e Estados
  Substitui a emissão de livros fiscais em papel pela sua existência digital
• SPED Fiscal - PIS/COFINS
  Arquivo digital a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS / Pasep e da COFINS
• SPED Contábil - Receita Federal
  Substitui a emissão de livros contábeis em papel pela sua existência digital
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
  Substitui a emissão de Documentos Fiscais por um processo digital

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Fique atento aos prazos

Agora que conhece os desdobramentos do SPED, saiba que os prazos de implantação são diferentes para cada um deles, e ainda existe a variação por Estado e por porte da empresa.

Consulte frequentemente o site oficial http://www1.receita.fazenda.gov.br para atualizações.

Tome cuidado para não ser vítima dos adiamentos de prazo. Em alguns casos, o prazo é prorrogado, entretanto você ainda fica obrigado a entregar os arquivos retroativos quando requisitado. Por isso, o melhor é se adiantar!

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Prepare sua estrutura

• Invista em treinamento. O capital intelectual é mais valioso que nunca neste momento de transição tecnológica.
• Atualize o parque de máquinas do setor administrativo
• Adquira sua certificação digital e um software ERP que te forneça soluções contábeis, fiscais e administrativas de forma integrada.
• Contrate um serviço de internet rápida e estável. Planos de empresas telefônicas costumam ser o melhor custo/benefício.

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Entenda os riscos

O projeto SPED, assim como outros como o Sintegra, exige a geração, entrega e armazenamento seguro de arquivos. A falha em qualquer destes casos implica em penalidades como multas ou a impossibilidade de emitir documentos, como notas fiscais de vendas.

A Lei 8.137/90 disciplina os crimes contra a ordem tributária. A não utilização das normas definidas pelo SPED está relacionada ao Art. 1 desta Lei, que considera crime "elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou devia saber falso ou inexato".

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Entenda os benefícios

Para os contribuintes, o SPED possibilita a diminuição das obrigações acessórias a serem entregues, propiciando otimizações nos processos de apuração e o cumprimento das obrigações.

Esta afirmação pode parecer incorreta, sendo que o SPED aparenta acrescentar tanto trabalho ao dia a dia do contribuinte. Realmente, só aparenta, pois todas essas obrigações existem há muito tempo e eram, em muitas vezes, fornecidos pelo contabilista do contribuinte.

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Mantenha os cadastros em conformidade

Os lançamentos de clientes, fornecedores e produtos devem ser rigorosamente verificados para garantir a geração correta dos arquivos exigidos. A simples falta de um NCM em um produto, ou do número no endereço de um cliente causa problemas que invalidam todo o arquivo de um período.

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Antecipe-se

O tempo para analisar e avaliar o impacto, quais informações devem ser corrigidas, quais ferramentas devem ser adquiridas, quais cursos fazer, é um processo que pode levar até três meses para ser concluído.

Quando você se antecipa, pode gerenciar melhor seus recursos. Se deixar para o último momento e descobrir de repente que foi obrigado, o volume de trabalho pode acabar com seus nervos e com seu bolso.

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Adapte a cultura da sua empresa

Todos os procedimentos e informações que serão necessários neste processo serão novidade para a maioria das pessoas que não estão ligadas à contabilidade.

Sendo assim, é imprescindível um relacionamento mais próximo do Contador com sua empresa e seu fornecedor de software, pois mais que nunca, você e seus funcionários precisarão falar a mesma língua.