Conferência de estoque
As últimas versões do Staff500 não permitem alterações das quantidades em estoque, diretamente, na ficha do produto. Isso só é possível através de uma conferência, devidamente, identificada.
Para gerar uma conferência e lançar as quantidades dos produtos, acesse o módulo de Estoque no Staff500 e vá em estoque>conferência. Pressione ENTER para abrir a lista de conferências já utilizadas. Em seguida, Pressione I de inclui, uma nova conferência e com ENTER escolha o depósito desejado. Para quem tem um único depósito, a opção é LOJA. Dê um nome para identificar essa conferência como, madeira, pisos, cereais, ou o nome do grupo ou subgrupo conferido, ou mesmo, qualquer nome que facilite identificá-la no futuro. E confirme a pergunta. Sobre essa conferência tecle ENTER para abrir a lista, no início, ainda em branco. Se desejar que os produtos tenham as vendas bloqueadas durante o processo de conferência, responda SIM, Caso contrário, responda NÃO.
Diga NÃO à pergunta “Deseja trabalhar no modo coletor de dados” se o lançamento das quantidades contadas for digitado manualmente
Para lançar os produtos um a um, pressione I de inclui e informe o produto desejado por código ou descrição e digite a quantidade contada. Se desejar uma conferência coletiva, tecla L de lançar e escolha o filtro desejado, grupo, subgrupo, marca etc, e os produtos correspondentes serão lançados, já com quantidades zeradas e marcados com asterisco para processamento.
Para imprimir a guia de conferência, que é a lista onde serão anotadas as quantidade levantadas, pressione G sobre essa lista de produtos
Para lançar as quantidades anotadas na guia de conferência, busque, pela descrição, o primeiro item da lista e os produtos serão ordenados como estão na guia. Pressione ENTER e informe as quantidades informadas na guia. Lembrando que, depois da transferência, serão aplicadas ao estoque as quantidades como foram informadas, inclusive as zeradas.
Após o lançamento de todas as quantidades, e sobre lista de produtos, caso deseje, poderá ser impressa a lista de quebra do estoque, teclando Q de quebra. Ao imprimir o relatório de quebra do estoque, todos os produtos que tiveram as quantidades, informadas na conferência, idênticas às quantidades existentes na sua ficha de cadastro, serão excluídos da conferência, já que seus estoques não precisariam ser conferidos.
Finalmente, pressione M de monitorar para visualizar as diferenças entre o estoque contado e o existente na ficha do produto. Sobre essa lista, pressione T para transferir as quantidades contadas para a ficha do produto e responda SIM à pergunta para finalizar a operação.
É importante lembrar que uma conferência concluída não poderá mais ser cancelada ou revertida. A única forma de anular uma conferência é lançar uma nova conferência, desta vez com o cuidado de observar as quantidades, rigorosamente, corretas. Lembrando que, todas as operações ficarão, definitivamente, gravadas no kardex do produto e a conferência altera, somente, o estoque administrativo, pois o estoque contábil é intocável, estando sujeito apenas às movimentações de entrada e saída através dos documentos fiscais correspondentes.
Se preferir, poderá utilizar, também, um leitor de código de barras à USB do notebook ou computador para lançamento rápido. Nesse caso, escolha a opção “Utilizar modo de coletor de dados” e depois de lançados os produtos para conferência, pressione I de incluir e, ao passar cada produto uma vez pelo leitor, será lançada uma unidade. Essa operação poderá ser repetida quantas vezes for necessária e a quantidade será somada às já lançadas para qualquer produto constante da lista de conferência sem ter que pressionar I de incluir novamente, quando mudar de produto. Sendo múltiplos de um, tecle a quantidade seguida de asterisco e passe o código de barras pelo leitor.
Caso crie, acidentalmente, uma conferência e deseja excluí-la antes do processamento, pressione R de retirar sobre a tela de M de monitorar e depois exclua a conferência já vazia.
Nota. Qualquer conferência de estoque só poderá ser feita com a loja fechada para atendimento ao público e caso tenha alguma nota fiscal de compra ainda não lançada, suas mercadorias devem ser separadas da contagem. Sendo assim, recomendamos que, utilizem períodos de tempos menores depois do expediente, mas suficientes para concluir os processamentos de todas as guias conferência iniciadas. É recomendável, também que, somente, um conferente lance produtos em cada página da guia de conferência e assine como responsável para evitar discussões futuras.