Contas a Pagar

Para que seja possível o cadastro de uma conta ou despesa é necessário que. Já tenha sido efetuado o cadastrado do fornecedor e a natureza, devidamente classificada no plano de contas. Para isso, vá em Staff500 > Contas a pagar > Fornecedores e com ENTER na lista abra uma ficha, pressione I incluir e preencha os campos solicitados. O campo categoria faz uso da mesma lista que o contas a receber na ficha do cliente. No campo representante, tecle ENTER, e não havendo o representante desejado, tecle I de incluir e faça seu cadastro, preenchendo os dados da empresa representante e do seu vendedor, quando houver.

Sobre a ficha do fornecedor, temos disponível a opção N, para acessar as notas fiscais de todas as compras realizadas desse fornecedor.

O passo seguinte é cadastrar a natureza, ou a classificação dentro do plano de contas. Para isso, acesse Utilitários > Plano de contas e veja se já existe uma classificação onde são agrupadas as contas por natureza, como sobre as vendas, administrativas, financeiras, comerciais etc. Caso exista, tecle ENTER e veja a lista de contas. Se não houver a classificação desejada, tecle I de inclui e efetue o cadastro. Depois de cadastrada tecle ENTER e I de inclui para cadastrar as contas. Nesse ponto, é muito importante saber o que é ou não uma despesa e o que significa uma despesa fixa ou variável. As fixas são aquelas que não dependem das vendas para ocorrerem, como água, luz, telefone, IPTU etc. As variáveis, ao contrário, só ocorrem quando acontecem as vendas, como comissão dos vendedores, frete de venda de mercadorias, impostos etc. Existem outros pagamentos que não podem ser classificados como despesa, que chamamos de pagamentos capitalizáveis, como mercadorias para revenda, ativos fixos, como máquinas, móveis ou imóveis, ativos financeiros, consórcio, titulo de capitalização e leasing. Essas informações são vitais no momento do cadastro. Por exemplo, para cadastrar uma despesa com o seu contador, depois de cadastrada “administrativa”, inclua “contador” e informe despesa SIM e fixa SIM. Para comissões de vendas, dentro de “despesas sobre vendas” inclua “comissões de vendas” e informe despesa SIM e fixa NÃO. Para mercadorias para revenda, dentro de “mercadorias para revenda”, inclua “fornecedores” e informe despesa NÃO. Quanto mais bem elaborado for seu plano de contas, melhor será o detalhamento dos relatórios, já que eles possuem diversas opções de filtros.

Agora, já entendido e cadastrado seu plano de contas, já podemos cadastrar um pagamento. Vá em contas a pagar e abra com ENTER um documento. Pressione I para incluir e selecione um fornecedor, informe o número do documento e a origem, que é a nota fiscal do produto ou serviço. (Quando lançado no faturamento, esse número já é gravado, automaticamente). Escolha em natureza a opção indicada dentro do plano de contas. A opção manifesto só é utilizada para vincular esse documento a um manifesto de carga para acerto de caixa nas vendas fora do estabelecimento.

Coloque a data de emissão constante do documento e a seguir a data em que o título foi apresentado, do contrário pule em branco com seta para baixo e só preencha esse campo com a sua chegada. O histórico é usado para alguma observação importante. Selecione o tipo de documento, que caso não tenha, deverá ser cadastrado no módulo de Contas a receber > Utilitários > Tipos de documento. Informe o valor do documento e os juros por percentual ou valor e escolha o local de cobrança, que também, não havendo, inclua em Contas a receber > Utilitários > Locais de cobrança. E finalmente, conclua, respondendo SIM à pergunta.

Caso queira incluir um planejamento inteiro de um pagamento, como um financiamento ou um consórcio de muitas parcelas, com o campo “série” do número do documento em branco e com o primeiro documento já incluído, tecle L de lançamento e informe o número de parcelas e o intervalo de dias e serão gerados todos os documentos restantes.

A quitação poderá ser feita pelo caixa ou teclando Q de quitar sobre o documento e escolhendo a forma de pagamento, que poderá única ou combinada. Para débito em conta ou automática, é necessário que o banco tenha, previamente, cadastrado no módulo de BANCOS.

Para acessar as quitações de um documento, tecle P de pagamentos, que poderá ser, também, utilizada para retirar uma quitação teclando E de excluir sobre ela e respondendo SIM à pergunta.

Categoria Pai: Manuais
Categoria: Contas a Pagar