Plano de contas
O plano de contas tem a função de classificar e organizar todos os pagamentos efetuados pela empresa, sejam pagamentos de despesas correntes ou ativos físicos ou financeiros. O cadastro de qualquer pagamento só permitido com a escolha de uma classificação já cadastrada no plano de contas. Ex. Para lançar uma despesa de salário, é necessário que a conta salário tenha sido cadastrada em grupo de despesas administrativas ou comerciais, dependendo da preferência de cada empresa.
Para efetuar o cadastro acesse Contas a pagar>utilitários>plano de contas. Pressione I para incluir e informe um código para essa conta. Pode ser um código seqüencial ou o mesmo usado no plano de contas da contabilidade da empresa. Informe o nome do grupo de despesas como, mercadorias para revenda, ativos fixos, ativos financeiros, administrativas, comerciais, financeiras, banco xxx, carro yyy etc. Pressione ENTER sobre o grupo desejado para incluir ou visualizar as despesas. Para incluir, pressione I, informe o código e o nome da despesa. O campo despesa SIM/NÃO define se o pagamento é uma despesa corrente ou um pagamento capitalizável. Se essa conta for, por exemplo, de mercadorias para revenda (fornecedores, frete de compra, ICMS retido, diferença de ICMS, descarga), matérias primas, ativo financeiro (consócio, leasing etc), ativo fixo etc, informe NÃO. Se a conta for uma despesa corrente como, água, luz telefone, salário etc, digite a opção SIM e informe, também se ela é uma despesa fixa SIM ou NÃO. Uma despesa é chamada fixa se ela ocorre independente da ocorrência das vendas, ao contrário da variável que só ocorre quando é realizada, como impostos, comissões de vendedores etc.
Algumas considerações devem ser levadas em conta nos lançamentos dos pagamentos. Quando a empresa paga uma parcela de financiamento, deve desmembrar essa valores lançando a parte do capital em ativos financeiros e os juros em despesas financeiras. Se a empresa opera com vários bancos e quer controlar os custos de cada um, deve criar um grupo de contas com o nome desse banco com todas as despesas relacionadas. Faça o mesmo para cada veículo, para saber o custo de cada um.