Lotes de inventário
A impressão de um inventário com data atual ou retroativa só é possível com a geração de um lote processado com essa finalidade. Para isso vá em Staff500-estoque- estoque-inventário. No campo ATUAL, escreva um nome de fácil identificação, do tipo, DEZ2010, para um inventário de dezembro de 2010. Tecle ENTER e será aberta uma lista de lotes existentes. Observe se já não existe um lote com esse nome. Se sim, pressione ESC, escreva outro nome e tente de novo. Confirmada a inexistência de um lote com esse nome, pressione ESC e será feita a pergunta "Lote inexistente, continuar?". Responda SIM e escolha LOJA ou o depósito desejado e em seguida informe a data de referência, que é a data pretendida para a apresentação das quantidades das mercadorias existentes na época( se for atual, deixe a data como está). Confirme a pergunta "Confirma o inventário acima?" Responda SIM para a pergunta "Transferir a data base de dd/mm/aaaa para dd/mm/aaaa"( para lote atual, não será feita essa pergunta) e será exibida uma tela com as diversas opções de filtros. Observe que, já estão marcadas em X, as opções mais utilizadas. Caso deseje todo o estoque, pule as opções com seta para baixo ou "Page down" e responda a pergunta no final com SIM. Não desmarque nenhuma das opções.
Será exibida uma barra de tarefa com o lançamento dos produtos e processamento das movimentações dos estoques. Nota: É muito importante lembrar que a qualidade da informação gerada dependerá, unicamente, da veracidade dos estoques atuais constantes da ficha do produto, pois o que o Staff500 faz, é, a partir do estoque atual, processar todas as movimentações de entrada e saída do produto e apresentar as quantidades resultantes desse cálculo. O processo estará concluído com a exibição da mensagem "Tarefa concluída com sucesso". A demora desse processo dependerá da quantidade de movimentações de cada empresa. Sobre essa lista de produtos, pode ser teclado S de subtotal, para conhecer os valores do estoques. Se responder SIM para o disponível, será exibido o total do estoque físico ou administrativo, se NÃO, será apresentado o estoque contábil.
Se houver necessidade de adequação aos valores exigidos pela contabilidade, tecle M de manipulação e responda SIM na opção desejada (físico ou contábil) e será aberta uma lista de valores totalizados por situação tributária. Tecle ENTER sobre o campo e informe o valor desejado. Depois de informados todos os valores, pressione ESC para sair da inclusão e P de processar, respondendo positivo à pergunta, para que o sistema faça o rateio dos valores em cada produto. pressione ESC para sair da manipulação e, sobre a lista de produtos, pressione S novamente, para saber se foi alcançado o valor desejado. Todo processo de rateio apresenta resíduos de arredondamento, impedindo que se alcance valores exatos. Se a contabilidade aceitar esse valor aproximado alcançado por esse procedimento, está pronto. Caso contrário, manipule diretamente nos produtos, teclando E de estoque, e com seta para cima, altere o preço de custo e tecle ENTER para confirmar. pressione ESC para sair da alteração, e com S de subtotal, revise os valores, e assim por diante, até chegar ao valor desejado.
Para imprimir o inventário vá em Staff500, Estoque, Relatórios, Acompanhamento, Inventário, escolha a opção para a forma de sub-totalização, (a maioria dos contadores preferem por CST) ou GERAL, quando não houver necessidade. Informe, então o nome do lote de inventário a ser impresso. Não sendo necessária nenhuma opção de filtro, tecle "Page down" e, respondendo todas as perguntas da forma como estão marcadas, será impresso o inventário contábil com preços de custo a partir da página dois, pois a página um será utilizada pela contabilidade para o termo de abertura. Caso a impressora tenha algum problema e seja interrompida a impressão, faça o processo novamente, e informe na página inicial, a partir de que página se pretende imprimir. É recomendável que, relatórios desse tipo, sejam impressos em vídeo ou PDF e depois enviados à impressora, e que passem por uma revisão prévia, para evitar a descoberta de erros depois de impressos.
Lote projetado
Se você pretende criar um lote atual, porém utilizando as quantidades projetadas a partir dos estoques existentes em um lote de uma data anterior. Use o mesmo critério de criação do lote citado acima, porém desmarcando o estoque que se pretende processar, para que saiam zeradas as quantidades. Depois de pronto, tecle G de agrupamento e informe o lote original que servirá de base e coloque o sinal = nos campos que se pretende idênticos. Se quiser utilizar os preços atuais deixe o campo preço em branco. O que se está fazendo é criando um lote idêntico para processamento, porém preservando o lote original. Uma vez pronto tecle D de data e informe de "data do lote original" para "data do lote atual" confirmando os campos marcados e responda a pergunta.
Espera-se que, com esse procedimento se chegue a valores e quantidades coerentes com a movimentação do período, caso contrário, imprima o inventário em vídeo e, página por página, verifique a progressão dos valores. Identificada a página, veja o valor ou a quantidade do produto suspeito. Caso queira excluí-lo, ou alterá-lo a lista, vá novamente, ao lote e tecle E de estoque, para o estoque contábil ou F para o físico e informe a quantidade, ou pressione seta para cima, se quiser alterar ou zerar o valor. Para que um produto não saia no inventário, basta que não tenha valor ou quantidade. Feitos esses procedimentos, tecle S de subtotal e responda NÃO para disponível, se quiser ver o estoque contábil. Se houver necessidade de manipulação dos valores, siga as instruções descritas no topo desse texto.