Inventário de mercadorias
Nota importante.
Todo levantamento geral de estoque só poderá ser feito com a loja fechada e nenhuma nota fiscal de compra poderá estar ainda aguardando para ser lançada. Qualquer venda só poderá ser efetuada depois do processamento final do inventário com atualização dos estoques contados. Qualquer descumprimento dos requisitos acima desobriga a Audisoft com os resultados obtidos.
Sempre que for feito um levantamento geral de mercadorias, seja para confecção do balanço geral patrimonial da empresa, ou para inclusão das quantidades dos estoques adminstrativos durante o processo de implantação do Staff500, deverá ser criado um lote de inventário, onde serão lançadas as quantidades contadas e que servirá de base para o processamento dos estoques e também como lista de consulta futura, caso surjam dúvidas sobre as quantidades contadas. Esse lote de inventário deverá ser criado com quantidades zeradas. Para isso, acesse Estoque>estoque>inventário e digite no campo “Atual”, um nome que identifique bem o lote que pretende criar. Digitado o nome, será aberta uma lista com os lotes já existentes, pois não é permitida a criação de mais de um lote com o mesmo nome. Pressione ESC para continuar e responda SIM para continuar a inclusão do lote. Escolha, a seguir, o depósito onde o levantamento será efetuado, como LOJA, EXT01, etc. Não escolha o depósito GERAL, pois esse é somente a soma dos lotes dos depósitos e não serve para processamento. A data de referência deve ser a atual, pois esse não terá processamento retroativo. Responda SIM à pergunta para sejam abertas as opções de filtros para a criação do lote.
Para contagem da lista geral de produtos da loja, mova o cursor com a seta do teclado, deixando intactas todas as marcações e delete, somente, o estoque contábil e o estoque disponível. Ao responder com SIM a pergunta, serão lançados todos os produtos no lote com quantidades ZERO.
Para o lançamento das quantidades, é imprescindível que tenha em mãos a lista dos produtos com as quantidades já anotadas no relatório de levantamento emitido em Estoque>relatórios>acompanhamento>levantamento, da mesma forma que foi gerado o lote de inventário. Para lançar, faça a busca pela descrição do primeiro produto da lista e os produtos serão ordenados da mesma forma do relatório. Pressione F de físico, informe a quantidade contada e confirme com ENTER para ir ao o próximo produto. Confirme com ENTER mesmo que a quantidade for ZERO. Só serão processados os produtos que tiverem (*) asterisco. Portanto, ao final dos lançamentos, faça uma revisão geral e não deixe nenhum produto sem essa marca. Ao final de todo o processo, pressione P para processar e desmarque a opção “Contábil” confirmando todas as outras opções como estão. Aguarde o processamento até ser exibida a mensagem de conclusão.
É importante lembrar que o inventário de mercadorias utilizado somente para correções no estoque administrativo, pois o estoque fiscal é resultante das movimentações de entrada e saída dos documentos fiscais. O inventário fiscal só deve ser utilizado no ato de implantação do Staff500, quando são transferidos os estoques do sistema utilizado anteriormente, quando é recriado o kardex das movimentações fiscal e administrativa. Apesar dos procedimentos em relação ao estoque fiscal serem, praticamente, iguais aos do estoque administrativo, qualquer intervenção só poderá ser feita com supervisão da Audisoft Sistemas.
Ressaltamos que, se forem detectadas irregularidades na contagem ou nos lançamentos dos estoques, as correções deverão ser feitas na forma de conferência e também que, as orientações citadas acima são suficientes para todas as correções necessárias dos quantitativos do estoque de mercadorias e qualquer intervenção da equipe da Audisoft para ajuste de valores, manipulação e agrupamento de lotes, recriação e projeção da movimentação das mercadorias dos lotes para corrigir ou detectar erros ou negligência dos operadores, será tratada como consultoria e cobrada à parte.